Informationsbrev Medlemmar 2021.11.17
Bäste medlem
Under senare tid har det hänt en del som har påverkat trivseln i vår bostadsrättsförening. Positivt är att vi har fått ett anslutningsavtal med Telenor avseende programutbud på TV som ett komplement till det sedan tidigare gällande bredbandsavtalet. Tyvärr har vi även varit drabbade av vissa problem med varmvattnet som emellertid nu är utredda och omhändertagna.
Trist är naturligtvis också att pandemin har omöjliggjort våra gemensamma möten i form av föreningsstämmor och tältfester. Vi får hoppas att år 2022 öppnar upp för återgång till gamla vanor.
Nu till saken. Tyvärr går det inte att undvika att problem ibland uppstår i lägenheter, och i fastigheten i övrigt, på grund av bl.a. ålder och slitage. Fel och brister inträffar som behöver åtgärdas i en del fall snabbt såsom vid vattenskador eller stopp i avlopp.
När det gäller fel och brist i en lägenhet så framgår det av föreningens stadgar vem som har ansvaret för att åtgärda dessa. Ibland är det dock inte så lätt för bostadsrättshavaren att på ett enkelt sätt reda ut hur ansvaret är fördelat mellan föreningen och bostadsrättshavaren. Då behöver kontakt tas med styrelsen eller den som styrelsen anvisat. I sådana fall, och i de fall det står klart att ansvaret ligger på föreningen, behöver en felanmälan göras till styrelsen eller den som styrelsen eventuellt ha anvisat (t.ex. husvärd).
För att bringa ordning och reda i hanteringen av anmälan vid fel eller störning har bifogade rutiner vid felanmälan/störning upprättats av styrelsen som bostadsrättshavaren skall använda vid sådan anmälan. På så sätt kan missförstånd och oklarheter som lätt uppstår vid muntliga och ibland flyktiga kontakter undvikas och en rationell hantering i möjligaste mån säkerställas.
Styrelsen kommer att arbeta vidare med att utveckla rutinerna vid felanmälan bl.a. genom att komplettera dessa med "frågor och svar" till medlemmarnas hjälp avseende de vanligaste felen och störningarna.
STYRELSEN
Rutiner för felanmälan
Rutiner vid felanmälan/störning
Nedanstående rutiner skall alltid tillämpas vid felanmälan/störning. Undantag från detta kan dock göras vid akuta händelser, t.ex. vid pågående vattenskada med utströmmande vatten eller vid stopp i avloppssystem, då kontakt kan tas direkt med någon i styrelsen.
Anmälan vid fel/störning skall vara skriftlig, som mail till styrelse@brffredriksstrand.se eller genom brev till föreningens fack i fastighetsboxen, Fredriksstrandsvägen 12. Din tvättstugenyckel går även till porten i 12:an och föreningens fack är märkt Brf Fredriksstrand (så lägg inte brevet i serviceboxen).
Anmälan om fel/störning skall vara daterad och underskriven. Ange även lägenhetsnummer.
Vid anmälan genom mail kommer du att få ett svarsmail som bekräftar att anmälan är mottagen. Detta görs manuellt, normalt inom ett dygn.
Du kan komma att bli kontaktad av någon i styrelsen för inhämtande av kompletterande uppgifter.
Under handläggningen kan du ev. komma att bli informerad om hur ärendet fortskrider.
När ärendet är avslutat kommer du att få ett svar genom samma kontaktmedia som du gjort anmälan.
STYRELSEN
Stamspolning
I slutet av november så kommer stamspolning genomföras i samtliga hus.
Detta är en obligatorisk underhållsåtgärd som görs i intervaller.
Genomförandet kommer ske under tre dagar och har man inte möjlighet att vara hemma så får man lämna en nyckel till utsedd person för respektive hus.
Mer information och avisering kommer inom kort.
/Styrelsen
Varmvatten i hus 12-18
Under oktober så har föreningen arbetat på en lösning för att komma till rätta med varierande temperatur på varmvattnet som felanmälts sedan en tid tillbaka. En lösning testas och utvärderas nu i hus 14 med positivt resultat. Tanken är att inom kort införa samma förändring i övriga hus.
I samband med detta så kommer vattnet att stängas as då arbete kommer utföras av VVS firma.
Avisering om datum/tid kommer meddelas inom kort.
/Styrelsen
Driftstörning Telenor
Driftstörningen är åtgärdad
Störningen är oplanerad påverkar bredband, tv och telefoni.
Inträffat tid: Måndagen den 4 oktober kl 11:35
Beräknat klartid: Måndagen den 4 oktober kl 16:00
Ärende nr: 20546384
Markarbete Fredriksstrandsvägen
Med start den 21 september så kommer asfaltering ske på vägen från ICA-huset mot hus 12. Ursprungligen så skulle enbart de områden där grävarbete skedde i somras asfalteras men nu kommer även förbättring ske utanför sopinkasten vid hus 4 och 6 samt i kurvan vid hus 18.
Källa: TIA
Säkra skolvägar
Uppdatering AUG2021: Den vägförändring som var planerad för tunga transporter till Söderfjärdsskolan nedanför lekplatsen och hus 10, är satt i viloläge och planeras att återupptas 2022. De “vägpinnar” som sattes upp i samband med förarbetet kommer tas bort.
Källa: Vaxholms kommun
Begäran om upplysningar gällande 2021 års föreningsstämman
Frågor har inkommit till styrelsen rörande förvaltningsberättelsen i årsredovisningen för 2020 angående:
1) TV-kabelledningar och programleveranser.
2) Varför inget skrivs om varmvattenproblemen i fastigheten under rubriken Fastighetens tekniska status.
3) Vissa frågor om avtal med kabelfirma och Telenor.
Frågorna har besvarats enligt följande:
1) TV-kabelledningar och programleveranser så utgör skrivningen endast en notering av vad som sägs i Lantmäteriets anläggningsbeslut 1993 avseende gemensamhetsanläggningen. Därefter har det skett en teknisk utveckling som motiverar den bredbandslösning som införts. Sådana ändringar är fullt möjliga att göra inom ramen för anläggningsbeslutet.
2) Angående varmvattenproblem så är anledningen till att detta inte omnämns i förvaltningsberättelsen att något sådant problem, enligt styrelsens uppfattning, inte förelåg vid den tidpunkt år 2021 då årsredovisningen för år 2020 upprättades. En redovisning av fastighetens tekniska status avser läget vid en viss aktuell tidpunkt och inte någon redovisning av historik.
3) Gällande vissa frågor om avtal med kabelfirma och Telenor så är dessa frågor inte hänförliga till förvaltningen för år 2020 och var heller inte aktuella när årsredovisningen för år 2020 upprättades. Avtalet ingicks i ett senare skede och kommer därför att beröras först i förvaltningsberättelsen för innevarande år, dvs. i den årsredovisning för år 2021 som upprättas nästa år.
Årsstämma 2021 - Poströstning
DOKUMENT ATT LADDA NER LÄNGST NER PÅ DENNA SIDA
Enligt anslagen kallelse har styrelsen beslutat att även 2021 års föreningsstämman skall
genomföras som en ren poströstningsstämma tisdagen den 21 september 2021 kl. 1300 på
grund av den pågående coronapandemin.
Formulär för poströstning
Medlem som önskar delta på stämman skall kryssa i ett av alternativen i bifogade ”formulär
för poströstning”. Formuläret följer punkterna i den anslagna dagordningen. Angelägenhetsnummer och namn och lämna formuläret i föreningens postfack i fastighetsboxen hus 12 senast den måndagen den 20 september. Tvättstugenyckeln passar till ytterdörren på hus 12. Svara klart och tydligt!
Observera att varje lägenhet har en (1) röst även om antalet medlemmar som innehar
bostadsrätten är flera. Det är således endast ett (1) poströstningsformulär per lägenhet som
skall fyllas i och lämnas in.
Poströstning utan fysisk närvaro medger inte behandling av ärenden eller motioner på stämman enligt punkt 17 i poströstningsformuläret. Ev. behov av sådan behandling får anstå till dess stämma med fysisk närvaro kan hållas.
Vissa punkter i poströstningsformuläret har även svarsalternativet ”Bordläggning”. Alternativet gör det möjligt för medlem att rösta för att beslutet skjuts upp till dess ärendet kan behandlas på en fysisk stämma där möjlighet till frågor och diskussion ges. Enligt styrelsens bedömning innehåller inte poströstningsstämman frågeställningar som motiverar bordläggning. Medlem som önskar få en fråga belyst kan lämpligen begära upplysningar enligt vad som anges nedan under ”Begäran om upplysningar”.
Vad gäller den ekonomiska redovisningen utgör underlaget föreningens årsredovisning för 2020 och revisionsberättelsen. Både årsredovisningen och revisionsberättelsen har tidigare distribuerats till medlemmarna och finns även utlagda på föreningens hemsida www.brffredriksstrand.se.
Styrelseledamöter, suppleanter, revisorer och valberedning samt arvoden till styrelse och revisorer föreslås vara oförändrat. I punkt 14 i poströstningsformuläret anges endast de styrelse- och suppleantplatser som är vakanta och där valberedningen föreslår omval. Övriga ledamöter Stig Nilsson, Christina Bergman och suppleanten Ulf Harup är valda till 2022 års stämma.
Begäran om upplysningar
Vid poströstning finns ingen möjlighet att ställa frågor som på en fysisk stämma. Därför har medlem möjlighet att senast tio (10) dagar före dagen för föreningsstämman lämna en skriftlig begäran om upplysningar gällande stämman och de ärenden som behandlas på stämman. Begäran om upplysningar kan lämnas till styrelsen i föreningens postfack i fastighetsboxen hus 12 eller per mejl till styrelse@brffredriksstrand. Styrelsen besvarar begäran senast fem (5) dagar före stämman till både den frågande medlemmen och till övriga medlemmar på föreningens hemsida.
Stämmodagen
På stämmodagen skall ordföranden och utsedda justerare tillika rösträknare samt sekreteraren pricka av de avgivna poströsterna mot medlemsförteckningen som därmed utgör röstlängden. Antalet röstberättigade summeras och noteras i stämmoprotokollet. Varje beslutspunkt i de avgivna poströstningsformulären summeras med avseende på Ja, Nej, Bordlägg eller Avstått (en medlem som inte har markerat något svarsalternativ i formuläret anses ha avstått från att rösta i den frågan). Summeringen redovisas i stämmoprotokollet.
Stämmoprotokollet
Det justerade stämmoprotokollet anslås därefter inom tre veckor enligt stadgarna.
/STYRELSEN
Dokument att ladda ner:
Telenor underhåll - Onsdag 23 juni
Telenor kommer uppgradera hårdvara i husen 12-18 under onsdagen den 23 juni mellan kl 08-00-12.00. Under denna tid kommer kortare avbrott uppstå, planerat ett per fastighet.
Uppgraderingen är en nödvändighet för övergången till Telenor TV utbud samt säkra upp bandbredden på bredbandet.